adviesbureau

informatie en archiefbeheer

“Ik verlies zoveel tijd met het doorzoeken van die digitale dossiers, en dan vind ik nog altijd niet wat ik nodig heb.” 

“Al die ringmappen en papieren hier op kantoor, we hebben er geen plaats meer voor. Waar moet ik ermee naartoe?”

“Onze collega gaat uit dienst. Als die mailbox verdwijnt, vinden we niks meer terug over de afspraken met onze klant. En wat dan?”

Herken je het? Wees gerust, je bent niet de enige. Maar daarmee is je archiefbeheer probleem natuurlijk nog niet van de baan.

Leve De Economie!

Je informatiebeheer organiseren, dat lijkt een zinloos werkje als je net start met je zaak. Eens je begint te groeien, dan merk je dat het allemaal zo simpel niet is en wou je dat je er vroeger aan was begonnen.

Er komt een medewerker bij, en nog één en nog, en voor je het weet verliezen je team en jijzelf heel wat tijd en energie aan het zoeken van informatie rond de betwisting van die ene factuur of de afspraken in dat andere dossier.

Een goede structuur in je informatie, zowel online als offline, verhoogt de vindbaarheid en vergemakkelijkt daarmee het werk binnen je bedrijf of bestuur. Naast tijd en energie kan het je ook heel wat geld besparen of opleveren, bijvoorbeeld als de bewijslast niet verloren is gegaan in de berg aan informatie.

Zit je voor zo’n berg en weet je niet hoe je er ooit nog overheen geraakt?

Geen nood. Tom is er om je te helpen met een goed informatiebeheersplan dat precies past bij jouw onderneming of bestuur. Hij gaat zelfs verder. Als een recordsmanager bekijkt hij mee welke dossiers er klaar zijn voor vernietiging en welke bewaartermijnen er zijn voor je personeelsdossiers, financiën, projectdossiers …

Wat mag je verwachten van een informatie- en archiefondersteuning en archiefbeheer. Wat is er allemaal mogelijk?

We lichten je manier van werken door en bekijken hoe je omgaat met documenten en dossiers. Wat gaat al goed? Wat is voor verbetering vatbaar? Je krijgt concrete adviezen om dingen optimaal aan te pakken en zo te groeien.

01

We maken een klassement voor je, of een structuur om je dossiers en documenten aan op te hangen. Het maakt niet uit op welk platform dit wordt opgezet. Dit kan gaan van een mappenstructuur op een server tot de uitbouw van je eigen Sharepoint.

02

03

We leggen duidelijke beheersregels vast voor documenten en dossiers. Hoe lang moet je een ziektebriefje bijhouden? Een projectdossier van een bouwwerk? Als je weet hoe lang je wat moet archiveren, dan kan je op tijd opruimen en zo lucht brengen in je administratie.

04

We zetten samen met jou een depot op voor archiefbeheer. We brengen de nodige systemen en procedures aan om met een minimum aan middelen een maximale return te verwezenlijken.
We begeleiden je bij grote digitaliserings- en scanprojecten. We zijn er voor je en ondersteunen je bij elke stap van concept en planning tot aanbesteding en uitvoering.

05

We helpen je bij het opruimen van loodsen of depots met oude archieven. We begeleiden je bij de opzet van een project. We zorgen voor begeleiding, duiding en instructies voor de verwerking, al dan niet door onze eigen mobiele archiefploeg.

06

Wil je onze aanpak in archiefbeheer zelf ervaren en meteen bekijken wat we voor elkaar kunnen doen? Je bent van harte welkom voor een open babbel bij ons op kantoor in het Belga Business Bedrijvencentrum in Deinze. Zo maak je meteen ook in de praktijk kennis met onze methodieken bij de mobiele archiefploeg en onze twee adviesbureaus. Welkom!