Daar sta je dan, in je archiefdepot met de opdracht om een depotlijst, inventaris of andere archieftoegang op te stellen. Hoe kan je de archiefblokken herkennen? Hoe zie je het bos weer door de bomen?
In deze blogpost bekijken we archiefseries van naderbij aan de hand van een concreet voorbeeld.
Een serie: wat is dat?
Kort gezegd: een serie bestaat uit formeel gelijksoortige archiefbescheiden. Reeks, deelreeks of rubriek worden ook wel eens gebruikt.
‘Formeel gelijksoortig’ kan op drie eigenschappen van het archiefstuk slaan:
- de functie, bv. bewijsstukken bij de jaarrekeningen
- het ontwikkelingsstadium, bijvoorbeeld minuten van briefwisseling, …
- de redactionele vorm, bijvoorbeeld brieven, bouwdossiers, personeelsdossiers,…
Verschillende series samen kunnen op hun beurt weer deel uitmaken van een bovenliggende serie, zoals we ook in het voorbeeld zullen zien.
Casus: Dienst Burgerzaken
Net zoals je in een bibliotheek in een oogopslag een reeks boeken zal herkennen die tot eenzelfde serie behoren, zo kan je ook series eenvoudig herkennen in een archief.
Laten we als voorbeeld de Dienst Burgerzaken van een gemeente nemen. Deze dienst houdt onder meer de burgerlijke stand bij van de gemeente. Daarnaast is er nog de taak om hiervan uittreksels te verstrekken.
Bijhouden van de burgerlijke stand
Voor elke geboorte, huwelijk of overlijden wordt een akte opgemaakt die ingeschreven wordt in een register. In de archieven de de Dienst Burgerzaken vind je dus alvast drie series registers terug: registers van geboorte, registers van huwelijken en registers van overlijdens.
Die akten worden opgemaakt op basis van bewijsstukken en een ontwerp van akte (minuut). Er zijn dus drie series met minuten: minuten van en bewijsstukken bij de geboorteakten, minuten van enbewijsstukken bij de huwelijksakten en minuten van en bewijsstukken bij de overlijdensakten.
Voor elk type akte wordt een index bijgehouden die stelselmatig wordt aangevuld. We kunnen dus ook nog drie series indexen identificeren: de indexen van de geboortes, huwelijken en overlijdens.
Verstrekken van uittreksels
De Dienst Burgerzaken heeft ook de taak om uittreksels te verstrekken uit de registers van de burgerlijke stand aan burgers of overheden. Deze uittreksels worden vaak mondeling opgevraagd aan het loket en direct afgeleverd zonder dat er een spoor van bestaat in de archieven.
Er worden echter ook schriftelijk uittreksels opgevraagd. Die aanvragen vinden we wel terug in het archief. Zo kan een notaris in kader van erfopvolging navraag doen om nabestaanden van een overledene op te sporen. Genealogen kunnen uittreksels aanvragen om hun stamboomonderzoek te voeden.
In sommige gevallen wordt er een kost aangerekend voor de opzoekingen, waar de vraagsteller op voorhand zijn akkoord voor moet geven. Dat akkoord wordt bijgehouden in het aanvraagdossier.
De opvolging van de aanvragen wordt bijgehouden in een register waarin de behandeling en afhandeling wordt ingeschreven. Elke vraag krijgt daar een volgnummer. Dat register wordt tegenwoordig digitaal bijgehouden. De facturen voor de aangerekende kost worden bijgehouden in een afzonderlijke serie.
Twaalf series en dertien ongelukken
Op deze manier bekomen we voor de Dienst Burgerzaken tot de volgende lijst met series die betrekking hebben op het bijhouden van de burgerlijke stand en het verlenen van uittreksels.
Registers van geboorten
Registers van overlijdens
Registers van huwelijken
Minuten van en bewijsstukken bij de geboorteakten
Minuten van en bewijsstukken bij de huwelijksakten
Minuten van en bewijsstukken bij de overlijdensakten
Indexen van de geboorteakten
Indexen van de huwelijksakten
Indexen van de overlijdensakten
Dossiers betreffende aanvragen van uittreksels
Registers van aanvragen tot uittreksels (papier later digitaal)
Facturen voor de opzoekingen
Je merkt dat het om een omvangrijke lijst gaat, enkel en alleen al voor deze deeltaken van de Dienst Burgerzaken. In een archieftoegang worden daarom bepaalde series gebundeld om een beter overzicht te creëren. Alle series die uit één taak voortvloeien kan je onder een overkoepelende serie onderbrengen.
Zo kom je tot onderstaand overzicht:
Stukken betreffende de registratie van de burgerlijke stand en het afleveren van uittreksels
- Stukken betreffende de registratie van geboortes
- Registers van geboorten
- Indexen van de geboorteakten
- Minuten van en bewijsstukken bij de geboorteakten
- Stukken betreffende de registratie van huwelijken
- Registers van huwelijken
- Indexen van de huwelijksakten
- Minuten van en bewijsstukken bij de huwelijksakten
- Stukken betreffende de registratie van overlijdens
- Registers van overlijdens
- Indexen van de overlijdensakten
- Minuten van en bewijsstukken bij de overlijdensakten
- Stukken betreffende het aanvragen en afleveren van uittreksels
- Dossiers betreffende aanvragen van uittreksels
- Registers van aanvragen tot uittreksels
- Facturen voor de opzoekingen
Waarom is seriebepaling zo belangrijk?
Series vormen de basis voor archieftoegangen en selectielijsten. Bewaartermijnen worden op serieniveau bepaald.
Series zijn ook de bouwstenen in het Serieregister van de Vlaamse Overheid. In dit centrale register publiceren Vlaamse overheidsinstanties de series waarvoor ze bestuurlijke verantwoording dragen. Registratie in het Serieregister is verplicht voor alle bestuursdocumenten die in het E-depot of het Archiefdepot van de Vlaamse Overheid opgenomen worden.
Hulp nodig?
Het adviesbureau van Leve De Economie helpt je graag bij het identificeren van archiefblokken. Neem contant op via valerie@levedeeconomie.be of 0472 48 04 61.