In een privé-context kan het al eens lastig zijn om te beslissen of iets weg mag of niet. Gelukkig zijn daar in de archiefwereld duidelijke richtlijnen voor: de wettelijke bewaartermijnen.
Belang van seriebepaling
Alles begint bij het bepalen van de series in jouw archief. Hoe je dat doet, daar hebben we in een eerdere blogpost over geschreven: Archief identificeren – series herkennen. Series vormen immers de basis van selectielijsten. Bewaartermijnen worden op serieniveau bepaald.
Hoe weet je welke van toepassing zijn op jouw archief?
Om zicht te krijgen op welke termijnen van toepassing zijn op jouw archief kan je best nakijken of er een selectielijst voor jouw type instelling is opgemaakt. Voorlopig kan je hiervoor terecht op de website van het Rijksarchief.
In zo’n lijst vind je een overzicht van de archiefreeksen, hun (wettelijke) bewaartermijn en bestemming. Het kan zijn de documenten permanent bewaard moeten worden en dus in aanmerking komen voor overdracht naar een archiefbewaarplaats. Evengoed mogen sommige reeksen na verloop van tijd vernietigd worden wanneer ze geen administratief nut meer hebben.
Het Serieregister van de Vlaamse Overheid
Valt de archiefvormer van jouw archief onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de Vlaamse Overheid? Dan kan je terecht in het Serieregister van de Vlaamse Overheid. In dit centrale register publiceren Vlaamse overheidsinstanties de series waarvoor ze bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen. Ook de selectieregels die erop van toepassing zijn worden er in opgenomen.
Wat met privaatrechtelijke archieven?
Binnen de werkgroep Privaatrechtelijk Archief van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) werd een ontwerp voor een selectielijst opgesteld voor privaatrechtelijke archieven. Zowel de wettelijke bewaartermijnen van veel voorkomende documenten (bijvoorbeeld de financiële verantwoording) zijn in de lijst opgenomen als richtlijnen voor het bewaren van typische verenigingsdocumenten.
Wettelijke versus administratieve bewaartermijnen
Er bestaan wettelijke en administratieve termijnen. De wettelijke zijn verplicht maar die zijn niet altijd aanwezig. Administratieve bewaartermijnen worden toegepast als de wettelijke te kort is voor de doeleinden van de administratie of er geen wettelijke is.
Wat is het verschil tussen bewaartermijn en bestemming ?
Tot slot willen we nog even het verschil tussen bewaartermijn en bestemming verduidelijken, want beide termen worden soms verward met elkaar. De bewaartermijn is wat wettelijk bepaald is, bv. 10 jaar. De bestemming is wat het uiteindelijke doel is van de serie, bv. permanente bewaring.
Het is dus heel goed mogelijk dat een bepaalde serie wettelijk slechts 10 jaar moet bijgehouden worden, maar er voor gekozen wordt om ze permanent te bewaren omwille van bijvoorbeeld cultuur-historische waarde.
Een andere serie met eenzelfde wettelijke bewaartermijn van 10 jaar, kan als bestemming ‘vernietiging’ krijgen. Deze serie zal dus na afloop van de wettelijke bewaartermijn vernietigd worden.
In het kort: De bewaartermijn is de periode waarbinnen de betrokken organisatie de informatie moet of wil bewaren. Dit is meestal om bewijsredenen. Nadien wordt de bestemming toegepast.
Hulp nodig?
Het adviesbureau van Leve De Economie helpt je graag bij het identificeren van series en bepalen van bewaartermijnen. Neem contant op via valerie@levedeeconomie.be of 0472 48 04 61.
