procesgebonden informatie : Wat zijn de 3 levensfases?

In een vorige blog bespraken we de verschillende functies van procesgebonden informatie:

  • Verzekeren van een efficiënte bedrijfsvoering van de organisatie 
  • Leveren van bewijs of verantwoording 
  • Cultuur-historische functie. 

 Afhankelijk van de levensfase waarin het archiefdocument zich bevindt, zal er wel steeds één van deze functies primair zijn. 

We kunnen drie levensfasen onderscheiden waarin archiefdocumenten kunnen verkeren.
Afhankelijk van de literatuur worden twee (dynamisch en statisch) tot vier fasen (dynamisch, semi-dynamisch, semi-statisch en statisch) onderscheiden. Ik voeg de twee semi-fasen samen tot één fase.

Schematisch ziet dat er als volgt uit: 

 

fases archief
Dynamisch archief
 

In het dynamisch archief zit de informatie die door de organisatie nog actief wordt aangevuld en die wordt gebruikt bij de administratieve afhandeling van taken.
Hier primeert het verzekeren van de efficiënte werking van de organisatie.
 

 Enkele voorbeelden: 

  • de inkomende facturen van het huidig boekjaar 
  • de uitgaande briefwisseling van het huidig dienstjaar 
  • de aanvragen en verwerking van nog lopende hypothecaire leningen 
  • de informatie over lopende bouwprojecten. 

 Dynamische informatie wordt op de dienst zelf bewaard of wordt bijgehouden in applicaties en toepassingen omdat ze nog steeds actief wordt aangevuld of gebruikt. 

 

Semi-dynamisch archief 

In het semi-dynamisch archief vinden we de informatie die door de organisatie niet meer aangevuld of gebruikt wordt en
vaak geen rol meer speelt bij de administratieve afhandeling van taken, maar waarvoor de organisatie wel nog steeds administratief verantwoordelijk is.
Verantwoording afleggen en bewijs leveren zijn hier de belangrijkste functies van de informatie.
 

Na afhandeling worden dossiers nog voor een zekere periode bewaard.
Soms is er wettelijk vastgelegd hoe lang procesgebonden informatie na afhandeling moet worden bijgehouden .
Deze periode wordt ook wel de 
wettelijke bewaartermijn genoemd. Een alom gekende bewaartermijn is die van medische gegevens.
Medische dossiers hebben een wettelijke bewaartermijn van 30 jaar. 
 

In andere gevallen is er meer vrijheid maar zal er steeds een zekere termijn in acht genomen worden.
In zulke gevallen wordt die termijn de periode van 
administratief nut genoemd.
De periode waarbinnen informatie nog bewaard wordt voor bewijsredenen na afhandeling, wordt de 
administratieve bewaartermijn genoemd.
De administratieve bewaartermijn is dus de periode waarbinnen de informatie nog steeds een zekere bewijswaarde heeft voor de organisatie zelf.

Series kunnen ook zowel een wettelijke als een administratieve bewaartermijn hebben, wanneer de organisatie de dossiers nog langer wil bewaren dan wettelijk verplicht is.
Het is niet de bedoeling dat deze bewaartermijnen opgeteld worden, maar wel dat men kiest voor de langste bewaartermijn van de twee.
Het is steeds belangrijk om eventuele wettelijke bewaartermijnen te vermelden, ook als de wettelijke termijn de kortste bewaartermijn is.
 

 Enkele voorbeelden van procesgebonden informatie die we als semi-dynamisch kunnen beschouwen: 

  • de personeelsdossiers (met een wettelijke bewaartermijn van 50 jaar) of vormingsdossiers van personeelsleden (met een administratieve bewaartermijn van 5 jaar) die uit dienst getreden zijn 
  • De verslagen van dienst-of afdelingsvergaderingen, die gedurende korte periode interessant zijn om in te kijken voor het voorbereiden van een volgende vergadering (met een administratieve bewaartermijn van 5 jaar) 

 

Semi-dynamische informatie wordt vaak ook nog op de diensten bewaard of op schijven en in toepassingen en applicaties.
Na verloop van een bepaalde periode (ook wel 
overdrachtstermijn genoemd) kan de procesgebonden informatie overgedragen worden aan een archiefdienst.
Die bewaart alles tot de administratieve bewaartermijn verstreken is en zal dan de 
bestemming uitvoeren. 

Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn heeft de informatie voor de organisatie geen directe waarde meer op administratief vlak noch  als bewijs. Strikt genomen hebben niet alle archieven dan nog een zekere historische waarde. Die archieven die weinig tot geen waarde meer hebben, kunnen dan vernietigd worden. 

 De beslissing wat er met de archieven na het verloop van de administratieve bewaartermijn gebeurt, wordt ook wel de bestemming genoemd. Er worden drie soorten bestemming gebruikt: 

  • Vernietigen: de archieven hebben geen waarde meer en kunnen vernietigd worden 
  • Bewaren: de archieven hebben een blijvende waarde en worden dus verder beheerd 
  • Selecteren of bewaren na steekproef: na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn wordt er een selectie (gangbaar is 10 % van het geheel) bijgehouden. De selectie wordt gemaakt op basis van een statistische of kwalitatieve steekproef.
    Een statistische steekproef is makkelijk uit te voeren: elk 10de dossier, alle dossier waarvan het dossiernummer eindigt met “5”, … Kwalitatieve steekproeven zijn moeilijker en gaan uit van een inhoudelijk criterium: indien er precedentwaarde is, of dossiers rond besmettelijke ziektes,…  

Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier en het definitief verwijderen van digitale informatie (dus ook de backups etc). Het overzicht van de vernietigde informatie wordt wel bewaard, net als een bewijs/certificaat van vernietiging. 

Statisch archief

Informatie die niet langer waarde heeft voor de archiefvormer, noch op administratief vlak, noch op vlak van de verantwoordelijkheid.
Enkel de stukken met een permanente, cultuurhistorische waarde worden bewaard.
 

 Bijvoorbeeld: 

  • De verslagen van de raad van bestuur van een sociale huisvestingsmaatschappij   
  • De akten van de burgerlijke stand uit de 19de eeuw 

Statisch archief wordt meestal bewaard door een archiefdienst.  

Conclusie 

Procesgebonden informatie doorloopt dus meerdere levensfasen.
Na verloop van tijd verliest de procesgebonden informatie zijn directe nut voor de bedrijfsvoering maar moet deze nog omwille van de bewijswaarde worden bijgehouden. Pas als die bewaartermijn voorbij is, kan informatie die verder geen nut heeft vernietigd worden.
Hou er echter rekening mee dat sommige procesgebonden informatie deel uitmaakt van het langetermijngeheugen van een organisatie en misschien een historische waarde kan hebben.
 

Tom Haeck 

 

 

 

Leve De Economie Tom