Depotbeheer: 6 aandachtspunten bij de keuze van opbergmeubilair

Bij de inrichting van je archiefdepot verdient de keuze van het juiste opbergmeubilair de nodige aandacht. Goed depotbeheer vereist dit. In deze blogpost nemen we een aantal eigenschappen van het meubilair onder de loep en geven je goede raad die je kan helpen bij het maken van de juiste keuzes voor jouw depot.

Kleur

Kies voor je archiefrekken steeds de standaardkleur. Die is meestal het goedkoopst en de onderdelen kunnen vaak sneller geleverd worden.

Bij heel specifieke kleuren loop je het risico dat er kleurverschil zit op onderdelen die worden nabesteld.

Draagkracht legborden

Wat veel archiefbeheerders onderschatten is het enorme gewicht van papier. Eén strekkende meter standaard archiefdozen (type ICN3), voor 80% gevuld met A4-documenten, weegt al gauw 40 kg. Zitten er boeken of tijdschriften in de dozen, dan kan het gewicht per strekkende meter oplopen tot 80 kg. Afhankelijk van de leverancier kan je kiezen voor verstevigde legborden of kun je verstevingsribben toevoegen.

Bij het kiezen van een rek moet je dus goed letten op de draagkracht van de legborden.

Verstelbare legborden

Kies nooit voor rekken met vaste legborden. Met verstelbare legborden kan je de tussenruimte maximaliseren volgens de hoogte van je archiefdozen. Op die manier is het soms mogelijk om per rek een extra legbord te plaatsen en de capaciteit van je rekken te verhogen. Als er in een rek bijvoorbeeld 7 in plaats van 6 legborden geplaatst kunnen worden, levert dat een ca. 16% plaatswinst op.

Plaats de onderste legger altijd 10 tot 15 centimeter boven de vloer. Dat vergemakkelijkt het onderhoud van de depotruimte en kan bij wateroverlast het verschil maken.

Rekken met verstelbare legborden. We zien verschillende kasten waarbij de legborden op maat van de dozen zijn ingesteld.
Met verstelbare legborden kan je de opslagcapaciteit van een archiefrek maximaliseren volgens de hoogte van de archiefdozen.

Diepte van de legborden

Standaard legborden zijn normaal gezien 40 cm diep, wat prima is voor het plaatsen van standaard archiefdozen (type ICN3). Als je veel afwijkende formaten heb, zorg je er best voor om een aantal diepere rekken te plaatsen. Vooral bij verrijdbare rekken is het van belang dat de dozen niet voorbij de rand van het legbord komen. Als je de rekken tegen elkaar wil rollen ontstaan er anders problemen.

Materiaal

Kunststof en hout zijn af te raden voor de bewaring van archiefmateriaal. Een duurzaam, roestvrij en niet brandbaar materiaal, zoals staal of aluminium, is veel beter geschikt.

Open of gesloten

Gesloten rekken om archiefstukken af te schermen van o.a. stof zijn af te raden. Het is veel beter om ervoor de zorgen dat het archiefmateriaal zelf goed verpakt is in aangepaste dozen. Die dozen kunnen dan op open rekken geplaatst worden waardoor ze makkelijk hanteerbaar zijn.

Bij gesloten rekken loop je bovendien het risico dat er onvoldoende ventilatie is, wat kan zorgen voor vochtproblemen en schimmels.

Hulp nodig?

Onze expert archief- en informatiebeheer heeft al heel veel depots in binnen- en buitenland bezocht. Hij heeft prachtige voorbeelden gezien, maar ook hoe het niet moet. Die ervaring zet hij graag in wanneer hij helpt bij het inrichten en organiseren van jouw archiefdepot.

In een volgende blogpost gaat we dieper in op de keuze tussen vast of verrijdbare archiefrekken en de plaatsing ervan in de depotruimte.

Beeld op een compactusopstelling, gebruikt bij Leve De Economie.