Theorie over hoe je een archiefdepot moet inrichten is allemaal goed en wel tot je in de praktijk geconfronteerd wordt met de erfenis van je voorganger.
Een erfenis die in de verste verte niet lijkt op een goed geordend archiefdepot.
Je hebt geen flauw idee waar er overal archief staat, laat staan dat je een zicht hebt op wat er staat. Daar sta je dan met al je theoretische kennis.
In deze blogpost nemen we je mee voor een rondje Eerste Hulp Bij Onoverzichtelijk Archief.
first things first: een verkenningsronde
Probeer zo snel mogelijk uit te zoeken welke locaties gebruikt worden voor het opslaan van archief.
Collega’s kunnen je daar wellicht bij helpen.
identificeer de bewaarplaatsen
Elk lokaal dat voor de bewaring van archieven wordt gebruikt, geef je een uniek nummer.
Indien er slechts één ruimte is, kan je dat natuurlijk achterwege laten. Zijn er verschillende blokken archiefrekken binnen één ruimte, dan kan je voor elk blok een afzonderlijk bloknummer voorzien.
Binnen elk blok worden de rekken dan vanaf 1 genummerd (zie verder).
nummering van de rekken
Vooraleer je het archief in kaart kan brengen, moet je ervoor zorgen dat de rekken en de legplanken allemaal een uniek nummer hebben.
Elk rek binnen elk lokaal krijgt een uniek nummer, beginnend vanaf 1. Je werkt bij de nummering steeds van links naar rechts en van boven naar onder.
Je geeft nummers in slangvorm. Als je het einde van een rij bereikt, draai je je om en begin je vanaf het linkse rek verder te nummeren.
Dat ziet er dan zo uit:
Elke legplank krijgt eveneens een nummer. Er wordt geteld vanaf 1, beginnend van boven naar beneden. Voor elk rek wordt de nummering hernomen.
Uiteindelijk heeft elke legplank een uniek nummer dat uit drie delen bestaat het lokaalnummer, het reknummer en het planknummer.
32.006.5 is dan de 5de plank van het 6de rek in lokaal 32.
maak een depotlijst
Eenmaal alle rekken genummerd zijn, kan je een depotlijst maken. Dat is een overzicht van de archiefblokken die aanwezig zijn in een archiefdepot.
Het is een controle- en planningsinstrument dat enkel bedoeld is voor intern gebruik om het depot te kunnen beheren.
Hoe ga je te werk om een depotlijst op te maken?
- Bepaal welke gegevens je wilt registreren en neem die op in een registratiefiche per archiefblok.Bijvoorbeeld:
- Naam archiefvormer
- Lokalisering archiefvormer
- Naam archiefblok
- Uiterste data archiefblok
- Omvang in aantal bestanddelen, verpakkingseenheden en strekkende meter
- Aanwezigheid van een toegang
- Vindplaatsgegevens (eerste en laatste plank)
- Bepaal in je archiefdepot welke de te onderscheiden archiefblokken zijn (series). Geef dit eventueel op een visuele manier aan (bv. gekleurde bladen papier).
- Geef elk archiefblok een unieke naam.
- Zet indien je dit nodig of handig vindt de bloknaam en de nummers van de archiefbestanddelen op een etiket en kleef deze op de betrokken doos.
Indien de archiefbestanddelen niet genummerd zijn, geef je de doos slechts één nummer. - Overloop vanaf het eerste rek alle rekken en noteer de door jouw geselecteerde gegevens.
Noteer in een moeite door ook wat er niet hoort te staan: de kerstversiering, de stock, bibliotheekboeken, reclamemateriaal, poetsgerief, … van de voorraad wc-papier tot de kerstversiering. - Verwerk de gegevens eventueel in een databank.
De depotlijst is een handig werkinstrument om in een volgende fase de bewaartermijnen van het
archief te bepalen. Door te vernietigen archief af te voeren en permanent te bewaren archief over te
brengen naar een archiefbewaarplaats kan je vaak snel en efficiënt ruimte vrij maken in de (overvolle) archiefruimtes.
Het adviesbureau en de mobiele archiefploeg van Leve De Economie staan je graag bij wanneer je op verkenningsronde gaat.
We helpen je graag bij het organiseren van de ruimtes, het identificeren van archiefblokken, het bepalen van bewaartermijnen of het opstellen van een plan van aanpak.
