Drie sociale huisvestingsmaatschappijen fusioneren en worden woonmaatschappij: “Nu deze fusie er is, beheren we bijna 6.800 woongelegenheden”
Fusie van de sociale huisvestingsmaatschappij De Leie (Wervik) en Impuls (Menen), wat worden gevolgen voor personeel en de huurders?
Brugse huisvestingsmaatschappijen fuseren.
Fusie Sociale Huisvestingsmaatschappij Vlaamse Ardenen en De Nieuwe Haard: “Actief woonbeleid in regio mee vorm geven”
De krantenkoppen liegen er niet om: er is een grote fusiebeweging aan de gang bij sociale huisvestingsmaatschappijen. Dat is het gevolg van de historische hertekening van het landschap onder impuls van Mathias Diependaele, Vlaams minister van Wonen. Elke woonmaatschappij mag nog slechts binnen één werkingsgebied actief zijn. Begin 2022 telde Vlaanderen nog 84 huisvestingsmaatschappijen en 48 sociale verhuurkantoren, samen goed voor 134 woonmaatschappijen. Op 1 januari 2023 zullen dat er nog slechts 42 zijn.
In de loop van 2022 wordt het landschap van de sociale huisvestingsmaatschappijen volledig hertekend.
Wat mag het voor u zijn? Opheffing, fusie, reorganisatie,…
Voor elk wat wils. Er zijn verschillende scenario’s mogelijk wanneer een organisatie bepaalde taken afstoot of nieuwe taken aantrekt: opheffing, fusie, reorganisatie. Tussen de scenario’s zijn er verschillen in wie uiteindelijk de bestuurlijke verantwoordelijkheden krijgt. Elke organisatieverandering gaat gepaard met de overdracht van taken en verantwoordelijkheden, personeel en/of bezittingen. Er zijn dus ook wijzigingen in de verantwoordelijkheid over het informatie- en archiefbeheer, zowel analoog als digitaal.
“Het is evident dat bedrijfsleiders zich laten bijstaan door juristen, accountants en fiscalisten tijdens een onderhandelingstraject. Maar de grootste faalfactor bij fusies en overnames is de beperkte aandacht voor de zachte bedrijfsaspecten”, zegt Peter Dick, integrations expert bij Dynamick. Informatie- en archiefbeheer is een van die zogenaamde zachte bedrijfsaspecten die helaas regelmatig over het hoofd worden gezien bij een fusie of overname.
Overheveling van taken of fusies zijn cruciale momenten waarop het van groot belang is om alert te zijn voor wat er met het archief gebeurt. Vaak komt er op zo’n moment heel veel tegelijk af op de betrokken informatiebeheerder: leegmaken van archiefruimtes, integratie van werkprocessen, verhuizen van werkruimtes,…
In deze blogpost geven we jou alvast vier tips om bij opheffing, fusie of reorganisatie de overdracht van het informatie- en archiefbeheer in goede banen te leiden.
Bij opheffing, fusie of een reorganisatie komt er heel wat tegelijk in het takenmandje van de informatiebeheerder. Snel overzicht creëren, een plan van aanpak opmaken en een tijdspad uittekenen helpen je al een eind op weg.
tip 1: zet archiefbeheer op de agenda
Organisatieveranderingen worden doorgaans niet van de ene op de andere dag doorgevoerd. Helaas komt archiefbeheer vaak pas in een laat stadium bij de besluitvorming betrokken, waardoor er kostbare tijd verloren gaat om een planning te maken en voorzieningen te treffen. Wees er dus als de kippen bij om – van zodra er ook maar gerept wordt over reorganisatie – het archiefbeheer op de agenda van het management te zetten.
tip 2: stel jezelf drie vragen
- Wie is verantwoordelijk voor de overdracht?
- Om welke vorm van organisatieverandering gaat het?
- Welke bestemming krijgt het archief?
Op basis van de antwoorden weet je wie de overdracht formeel kan en mag regelen en wat de uiteindelijke bestemming is van het archief.
- Volledige samenvoeging van twee of meer organisaties (integratie, fusie)
Het gehele archief gaat naar de nieuwe organisatie.
- Overdracht van taken van de ene organisatie aan de andere organisatie, zonder dat volledige samenvoeging plaats vindt (reorganisatie/overdracht)
Het niet-afgesloten archief dat samenhangt met de overgedragen taken, gaat naar de organisatie dat de taken overneemt. Het afgesloten archief blijft bij de organisatie die dit archief heeft gevormd.
- Opheffing van een organisatie, zonder enige taakoverdracht aan een andere organisatie (opheffing)
Het archief wordt in zijn geheel overgedragen aan de organisatie die belast is met de afwikkeling van niet-afgedane zaken.
tip 3: weet wat je in huis hebt
Maak zo snel mogelijk een overzicht van de verschillende archiefruimtes en welk archief daar staat. Gebruik de publicatie Archieven van sociale huisvestingsmaatschappijen. Archiefselectielijst. (2015) als leidraad om na te gaan welke onderdelen van het archief in aanmerking komen voor vernietiging of overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Op die manier kan je vaak snel en efficiënt ruimte vrij maken in de depots voor archiefoverdrachten of verhuis je niet nodeloos grote hoeveelheden archief.
Soms is het mogelijk om archief te vernietigen of over te brengen naar een archiefbewaarplaats, waardoor je op korte termijn ruimte kan vrijmaken in je archiefruimte.
tip 4: ga socialisen met de ICT-dienst
Neen, niet via Instagram, Tiktok of LinkedIn, maar in ‘t echt, zoals in de good old days. Mocht je dat nog niet gedaan hebben, zoek dan zo snel mogelijk contact met de ICT-dienst. Bij reorganisaties zijn de digitale dossiers op korte termijn het meest kwetsbaar. Zorg ook hier voor een goede overdracht.
Rechtsopvolger, archiefselectielijst, informatiebeheersysteem,… ?!?
Klinken deze termen voor jou alsof je het in Keulen hoort donderen?
Geen nood als je geen hard core informatiebeheerder bent. Contacteer Leve De Economie voor advies op maat van jouw organisatie. Of doe beroep op onze mobiele archiefploeg voor het verhuizen, herverpakken of inventariseren van archief.