De afgelopen maanden werkten we aan een omvangrijke opdracht voor de Stad Mechelen. Alhoewel nog niet alle fases volledig zijn afgerond, polsten we toch al even bij Erwin Steegen, diensthoofd-archivaris en Wouter Kesteloot, informatiebeheerder hoe zij terugkijken op de samenwerking met Leve De Economie.
Welke grote uitdaging kwam er op jullie pad?
Op een voormalige site van het OCMW lag ruim één strekkende kilometer archief opgeslagen. Naast de wettelijke verplichtingen om het te bewaren is dit archief heel belangrijk om de sociale geschiedenis van Mechelen te kunnen reconstrueren. Het archief was ongeordend en helaas waren sommige documenten aangetast door schimmels. Bovendien is er een plan om de site te herbestemmen, dus moest er dringend actie ondernomen worden. Er werd aan het archiefdienst en de informatiebeheerder van de Stad Mechelen gevraagd om een oplossing uit te werken.
Mechelen heeft een goed draaiende eigen archiefdienst en doet ook regelmatig beroep op vrijwilligers. Wat heeft jullie doen besluiten om toch de hulp van een externe partner in te roepen?
Vooral de omvang en de complexiteit van het archief in kwestie waren redenen om externe hulp in te schakelen. Op die manier werd de last van de opvolging van dit project grotendeels onttrokken aan het team van het Stadsarchief Mechelen zodat we de dagelijkse werking konden blijven garanderen.
Hoe zijn jullie bij Leve De Economie terechtgekomen?
In 2021 hebben we een overheidsopdracht uitgeschreven voor de verwerking van het archief in het OCMW-depot. Daar heeft Leve De Economie op ingetekend en de opdracht werd uiteindelijk aan hen gegund. Belangrijk aspect was de specifieke expertise over OCMW-archieven van Tom Haeck, informatiebeheerder bij Leve De Economie. Die kennis en ervaring komt in deze casus goed van pas. Hij waakt er ook over dat alles volgens de regels van de archiefwetenschap verloopt. Bovendien kan de verwerkingscapaciteit opgeschaald worden door het inzetten van hun mobiele archiefploeg.
Speelde het bij de gunning ook een rol dat Leve De Economie volgens de principes van de sociale economie werkt?
De Stad Mechelen is in haar beleid inderdaad gevoelig voor aspecten zoals duurzaamheid en waardig werk. In de gunningsprocedure van overheidsopdrachten is dat zeker een element waar naar wordt gekeken.
Hoe is de samenwerking met Leve De Economie tot nu toe verlopen?
De analyse en de verwerking van het archief is volledig uitbesteed aan Leve De Economie. Zelf nemen we nog een aantal praktische zaken op, zoals het aanleveren van verpakkingsmateriaal, het organiseren van transporten, het laten goedkeuren van de vernietigingslijsten of het regelen van de gecontroleerde vernietiging. Er is een wekelijks overleg met Leve De Economie om de stand van zaken door te nemen en bepaalde moeilijkheden en vragen te bespreken, bijvoorbeeld het opmaken van de vernietigingslijsten. Die manier van werken is tot nu toe heel vlot verlopen.
Liggen er nog projecten op de plank waarvoor je externe hulp bij kan gebruiken?
Het archief uit een bovenverdieping van een OCMW depot moet binnenkort worden geselecteerd en beschreven om over te dragen naar ons nieuw depot. Dat is een hele klus. Gelukkig hoeven we deze keer geen ingewikkelde aanbestedingsprocedure te doorlopen, maar kunnen we als lokale overheid werken via het raamcontract archiefverwerking en adviesverlening dat de Vlaamse Overheid afsloot met een samenwerkingsverband waar Leve De Economie partner in is, samen met maatwerkbedrijven die verspreid zijn over gans Vlaanderen.
Zou je andere archiefdiensten aanbevelen om met Leve De Economie in zee te gaan?
Het grote voordeel van deze samenwerking is dat je volledig ontzorgd wordt. De expertise van Tom is goud waard en ook de aansturing van de ploeg die de verwerking op zich neemt, ligt volledig in hun handen. Het is een droom om op die manier omvangrijke archieven op relatief korte termijn te laten verwerken. Het enige struikelblok is om hier budgetten voor te krijgen.
