Procesgebonden informatie: wat willen we bewaren?

Elke organisatie heeft een aantal taken en functies, en dat is meteen de reden waarom de organisatie bestaat. Deze taken, vaak ook aangeduid als werkprocessen, worden door de medewerkers van de organisatie uitgevoerd. Bij het uitvoeren van die werkprocessen komt er informatie tot stand, de procesgebonden informatie, die de neerslag vormt van de taken die zijn uitgevoerd. Voor overheidsorganisaties is het beheer van deze procesgebonden informatie aan allerlei regels onderworpen.

Niet-procesgebonden informatie, zoals persoonlijke e-mails, woordenboeken, tijdschriften en andere documentatie, zijn niet inherent verbonden aan de bedrijfsprocessen en zijn niet onderworpen aan de regelgeving die de informatiehuishouding van overheden regelt.

Informatie kan in verschillende vormen ontstaan en bestaan. Informatiebeheer omhelst niet enkel het beheren van duidelijk afgelijnde papieren series, zoals subsidiedossiers of verslagen aan de raad van bestuur, maar ook de digitale vormen. Waar enkele jaren terug digitale documenten en bestanden nog de meerderheid van digitale informatie uitmaakten, zien we nu een kanteling. Informatie wordt hoe langer hoe meer bewaard in applicaties, databanken of Microsoft producten zoals Sharepoint en Teams. De vorm of de ‘drager’ van de informatie heeft geen invloed op de waarde van de informatie. Ze heeft echter wel een invloed op de moeilijkheidsgraad van het beheer.

Ook het tijdsaspect is van geen belang. Het feit dat een e-mail maar pas binnen is gekomen of al jaren “stof” ligt te vergaren in een mailbox, maakt geen verschil in de beoordeling van de waarde van die e-mail als procesgebonden informatie. Enkel de reden waarom de mail beheerd wordt, zal verschillen.

“Waarom zou je als organisatie procesgebonden informatie bijhouden en beheren, los van het feit dat het vaak verplicht is?”

Informatie draagt bij tot de goede werking van een organisatie. Een agenda zal bijvoorbeeld aanduiden wie er al dan niet aanwezig is op een dienst, wat naast de onderlinge samenwerking ook de klantvriendelijkheid verbetert. Een goed bijgehouden dossier helpt om taken bij afwezigheid of ziekte makkelijk en correct over te nemen. Een goed beheerd archief of een actief klassement zorgt ervoor dat er geen informatie verloren gaat, zodat de organisatie kan bouwen op degelijke fundamenten.

Eenmaal de procesgebonden informatie is vastgelegd, kan ze ook gebruikt worden om bewijs te leveren, om aan te tonen dat iets wel of niet gebeurd is. Een dossier moet daarvoor volledig zijn en dus moeten alle stukken aanwezig zijn. Zo moet een aanvraagdossier voor een bouwvergunning alle documenten bevatten die door de organisatie opgemaakt of ontvangen zijn bij het uitvoeren van dat specifieke werkproces. Is een dossier niet compleet, dan kunnen er juridische problemen ontstaan. Zo wordt bijvoorbeeld best een kopie bijgehouden van elke verzonden brief. De registratie van de verzending is één ding, maar het is beter ook te weten wat er precies verzonden is.

Een mooi voorbeeld hiervan is het wijzigen van een rekeningnummer voor de uitbetaling van een premie. Zowel de vraag tot wijziging als de toestemming van de rechthebbenden worden in het dossier van de premie geklasseerd. Als dat nodig is, wordt deze informatie gebruikt om aan te duiden dat de procedure is gevolgd en dat beide rechthebbenden hun toestemming hebben gegeven.

Zoals we reeds eerder hebben aangegeven, bewijs hoeft niet louter als juridisch bewijs beschouwd te worden. Een verslag van een overleg levert in bredere zin bewijs over wat er precies is afgesproken.

Bewijs leveren is niet noodzakelijk alleen ten dienste van de eigen organisatie, maar ook naar klanten, partners of externen. De vastgelegde informatie kan gebruikt worden door een derde om voor een of andere reden een bewijs te leveren. Eigenaars vragen bijvoorbeeld een bouwplan van hun woning op uit het aanvraagdossier van de bouwvergunning bij de gemeente als ze zelf niet meer beschikken over de plannen, om bijvoorbeeld de woning te kunnen verkopen of verbouwen.

Procesgebonden informatie heeft ook een cultuurhistorische functie: ze mag niet vergeten worden. Los van de taken of de werkprocessen waaruit de procesgebonden informatie is voortgevloeid, kan deze informatie ook haar nut hebben voor de gemeenschap. In de eerste plaats gaat het hier over het nut als bron voor onderzoek in de brede zin van het woord. . Algemeen laten archieven toe om de maatschappij (of delen ervan) zoals die in het verleden heeft bestaan, te reconstrueren.

Het spreekt daarbij voor zich dat hier zowel de privacy van de betrokkenen als het algemeen belang met elkaar moeten verzoend worden. Toegang tot informatie is onderworpen aan een aantal regels en beperkingen, die al dan niet verjaren.

Als we deze functies bekijken vanuit het standpunt van de organisatie zelf, zien we dat voor de organisatie de eerste twee functies het belangrijkst zijn. De cultuurhistorische functie treedt pas op de voorgrond wanneer de andere functies zijn vervuld en de informatie voor de organisatie zelf vaak geen of slechts een geringe waarde meer heeft.

– Tom Haeck