Mobiele Archiefploef Leve De Economie Archiefdoos Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

mobiele
archiefploeg

Digitalisering is niet langer de toekomst. Het is het heden. En toch zoeken we met z’n allen nog naar informatie die ergens op onze platformen aanwezig is, vaak als naar een speld in een hooiberg. Je herkent het zeker als je met meerdere personen online werkt en op zoek bent naar een bepaald bestand of e-mail om vervanging te doen of om je in te werken in een andere taak.

Tom helpt je bij de gepaste strategie om zowel je documenten online goed op te zetten als je integratie met de e-mailarchivering. Je leest hier meer over bij ons aanbod in informatie – en archiefbeheer.

De mobiele archiefploeg is je team voor je uitvoerend werk.
En dat mag je best ruim opvatten. Onze mensen van de archiefploeg zijn niet alleen bezig met archiveren; ze zijn daarnaast ook opgeleid tot administratief medewerker. Je kunt dan ook voor heel wat zaken bij ons terecht. Een greep uit het aanbod:

  • We bestickeren je depot met locatiegegevens zoals depot-, rek- en planknummer.
  • We ordenen je dossiers op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.
  • We klasseren je documenten in de bestaande dossiers en mappen.
  • We ordenen, rangschikken en verwijderen dubbels in papieren dossiers.
  • We verwijderen nietjes, plastic ... om te kunnen scannen of langer op papier te bewaren.
  • We herverpakken dossiers in zuurvrij verpakkingsmateriaal.
  • We scannen dossiers, foto's ... om een digitale werking te versnellen.
  • We uploaden scans op jouw digitaal platform zodat je ze online kunt raadplegen.
  • We maken lijsten op en vullen ze aan zodat je sneller je dossiers terugvindt.

Bepaalde dossiers (o.a. financiële documenten, boekhouding …) zijn niet meer praktisch inzetbaar in je bedrijf of overheid. Toch kan er voor controle of andere redenen een verplichte bewaring op papier zijn.
Sommige bestanden hebben een bewaartermijn van 5 jaar. Andere dossiers kunnen opgevraagd worden over een periode van 15 jaar tot permanent, zoals bijvoorbeeld bouwdossiers.
Heb je dergelijke dossiers, dan is het tijd om je informatiebeheer aan te vullen met een archiefstructuur.  

Ook hiervoor kan je terecht bij de mobiele archiefploeg:

  • We vullen je digitale lijsten aan met informatie die tot nu toe enkel op papier beschikbaar is.
  • We herverpakken en schonen je dossiers om de lange bewaartermijn te garanderen.
  • We bewaren tijdelijk je archief bij ons als noodoplossing bij plaatstekort, een verhuis, enz.
  • We scannen je dossiers volledig in of gaan voor scanning on demand voor een bepaald dossier.
  • Op je digitale platform noteren we duidelijk de exacte plaats waar elk dossier fysiek in je archief zit, zodat je die papieren versie ook heel snel terug kunt vinden.

Heb je lichte administratieve taken liggen waar je wel wat hulp bij kunt gebruiken? Ook hiervoor kan je bij ons terecht:

  • We integreren je contactgegevens in Excel zodat je mooie lijsten hebt om je nieuwsbrief uit te sturen.
  • We scannen je facturen op een snelle en handige manier.
  • We klasseren je documenten in je eigen mapjes.
  • We verwijderen nietjes, paperclips, mapjes ... ter voorbereiding van scanning.

Jouw administratie en archiefbeheer aanpakken? Wij maken er werk van, met plezier, met zorg en discretie.

contact